Jak jsme Peaches KEMPU ušetřili 185 hodin administrativy

Všechno to začalo úvodní schůzkou se zástupci kempu. Naším cílem bylo ze všeho nejdříve získat představu o tom, jaké nástroje používají pro přihlašování na letní kempy a další komunikaci s účastníky, kterých bylo každý rok přibližně 150.

Složité dohledávání plateb

Dozvěděli jsme se, že pracují s jednoduchým formulářem na webových stránkách, který sbírá potřebné údaje a propisuje je do tabulky. Formulář sice uměl po vyplnění odeslat na e-mail účastníka potvrzení s údaji k platbě – problém byl ale v tom, že dokázal poslat pouze jednotnou předpřipravenou zprávu bez jakéhokoliv přizpůsobení.

Tím pádem nebylo možné jednotlivým účastníkům zaslat jejich specifický variabilní symbol, podle kterého by pak organizátoři spárovali jeho přihlášku s platbou. To samozřejmě vedlo ke zmatkům, zdlouhavému obvolávání účastníků a dohledávání plateb.

E-maily, které končí ve spamu

Kromě samotného přihlašování nás zajímal také způsob komunikace. Zjistili jsme, že organizátoři posílají účastníkům informace z e-mailového klienta, který neumí upravit vzhled zprávy, a navíc odesílá velkou část zpráv do spamu. A vzhledem k tomu, že platby a e-mailing nebyly žádným způsobem propojené, museli organizátoři neustále kontrolovat příchozí platby v bankovnictví a ručně posílat účastníkům potvrzení o zaplacení.

Řešení na míru

Na základě úvodní konzultace jsme se zákazníkem probrali, které z funkcí našeho systému by mu v jeho situaci mohly výrazně usnadnit práci, a ukázali jsme mu, kolik času může s jejich pomocí ušetřit. Společně jsme pak vytvořili řešení na míru, které se skládalo z těchto funkcí:

Peaches teď ušetří spoustu času i nervů

A jak to dopadlo? Peaches nyní nad přihláškou, platbou a celou administrativou kolem jednoho účastníka stráví v průměru 1 minutu, což jim ve srovnání s původními 75 minutami šetří velké množství času.

Účastníci teď navíc vše vyplňují a podepisují elektronicky. Organizátor tak nemusí hlídat, zda před odjezdem od každého účastníka vybral všechny potřebné dokumenty v papírové podobě, a nemusí přemýšlet, jak bezpečně uskladní těžkou, objemnou krabici s citlivými daty. Všechny údaje, které potřebuje od účastníků získat, si může pohodlně prohlédnout v přehledné aplikaci.

Co ale zákazníkovi ušetřilo podle jeho slov nervy ze všeho nejvíce, je vylepšená e-mailová komunikace. Může teď pracovat s designem zpráv a posílat vizuálně příjemnější e-maily, které mají větší šanci adresáta zaujmout. To hlavní ale je, že 98 % všech zpráv teď úspěšně chodí tak, jak má, a nekončí ve spamu, jak tomu bylo dříve. Komunikace s účastníky je díky tomu mnohem efektivnější, rychlejší a pro obě strany příjemnější.